Ngành công nghiệp CNTT càng phát triển, số lượng nhân viên của các doanh nghiệp ngày càng phình to nhưng đi kèm theo đó luôn là một gánh nặng về các chi phí văn phòng, địa điểm làm việc. Nhưng cũng chính nhờ sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp đã tìm ra một giải pháp khá hữu hiệu: Chuyển một phần hoặc toàn bộ số nhân viên của họ sang cơ chế làm việc di động hay gọi theo thuật ngữ mới là "không gian làm việc không cố định" hoặc "bàn làm việc nóng".

Chỗ làm việc "tùy nghi"

Một số bộ phận của Bank of America đã áp dụng chế độ làm việc "không có vị trí cố định" với các nhân viên của họ nên tất cả mọi vị trí trong trụ sở đều có thể bị biến thành bàn làm việc. Thậm chí những phòng họp, hành lang, quầy bar, căng tin… giờ đây cũng đã bị "chiếm dụng" bởi các nhân viên có thể chọn bất kỳ nơi đâu mà họ cảm thấy thoải mái nhất. Tại Sabre Holdings - một công ty đang sở hữu trang web về du lịch Travelocity và chuyên hoạt động hỗ trợ về CNTT cho một số hãng hàng không, các nhân viên được giao việc theo từng nhóm còn vị trí làm việc thì cũng "tùy nghi di tản". Cơ chế này còn được áp dụng tại không ít những doanh nghiệp CNTT thuộc hàng "đại gia" như Cisco Systems hay IBM. Tại Cisco, kể từ đầu năm nay hàng ngàn nhân viên đã được chuyển sang cơ chế "bàn làm việc nóng", còn tại IBM chỉ có một số ít các quản lý cao cấp mới được phân bổ vị trí làm việc cố định. 

Cơ sở quan trọng nhất khiến các doanh nghiệp có thể áp dụng cơ chế này chính là việc máy tính xách tay và điện thoại di động giờ đây đã trở nên rất phổ biến. Việc chuyển đổi này giúp cho các nhà quản lý có thể tiết kiệm được một khoản khá lớn các chi phí về văn phòng hay tài sản cố định nói chung. Không những vậy, với các doanh nghiệp CNTT, cơ chế làm việc "thoáng" giúp họ trở nên hấp dẫn hơn đối với những nhân viên trẻ, có tài năng nhưng lại thích làm việc theo kiểu linh hoạt, mọi nơi, mọi lúc với yếu tố hiệu quả công việc được đặt lên hàng đầu.

Phát ngôn viên của Sabre Holdings tiết lộ trong năm qua họ đã tiết kiệm được khoảng 10 triệu USD nhờ cơ chế làm việc này. Tiến tới Sabre Holdings còn chuẩn bị xây dựng một mạng xã hội riêng của họ để các nhân viên có cảm giác như luôn luôn được kết nối với công ty.

Tại IBM, hiện đã có khoảng 40% số nhân viên trên toàn thế giới của họ đã chuyển sang chế độ làm việc di động. Trong số các nhân viên tại Mỹ của họ, 1.600 người thường xuyên làm việc tại nhà, 600 người thường xuyên có mặt tại công ty và 1.700 người khác thi thoảng mới ghé qua công ty để bàn giao công việc và nhận nhiệm vụ mới. IBM cũng chỉ dành riêng cho 1.700 nhân viên này đúng 120 bàn làm việc.

Tìm điểm "trung hòa"

Tuy vậy, vẫn không thể phủ nhận rằng phong cách làm việc với chỗ ngồi cố định truyền thống vẫn có những ưu điểm đáng kể. Dễ thấy nhất là yếu tố ý thức cộng đồng trong doanh nghiệp và một bộ máy dễ quản lý. Điều này đặt ra cho các nhà quản lý một vấn đề then chốt: Làm sao để vẫn giữ được tính linh hoạt trong công việc mà không làm mất đi ý thức gắn kết với tập thể của các nhân viên? "Điều quan trọng nhất là phải duy trì được văn hóa doanh nghiệp", Joseph Brancato - giám đốc bộ phận thiết kế và trang trí nội thất của tờ The New York Times phát biểu, "Nếu bạn cắt giảm các chi phí về tài sản cố định quá nhiều đồng nghĩa với việc các nhân viên sẽ không có đất để phô diễn năng lực. Cần phải tìm ra một điểm trung hòa". Còn Mark Golan - Phó chủ tịch Cisco, phụ trách lĩnh vực các giải pháp kinh doanh Internet cho rằng cơ chế làm việc không có vị trí cố định chỉ thực sự hoạt động tốt khi nó được thiết kế để phù hợp nhất với phong cách làm việc của từng nhóm nhân viên. Dẫu vậy lợi ích của phương thức này khiến cho các doanh nghiệp CNTT vẫn quyết tâm theo đuổi.

Dan Pelino - Tổng giám đốc khu vực Bắc Mỹ của IBM tiết lộ rằng ông và các giám đốc bộ phận khác vẫn thường xuyên phải gọi điện và kiểm tra qua điện thoại di động với các nhân viên của mình để giúp họ tránh cảm giác bị cô lập và tách ra khỏi các hoạt động của công ty. "Sẽ có một số người có cảm giác như bị sa thải, đặc biệt là khi chúng tôi có các cuộc họp nhưng đáng chú ý là không có ai muốn quay lại phong cách cũ với việc ngày nào cũng bị vây kín bởi các bức tường và hì hục tìm chỗ đậu xe", ông Pelino nói.